Årsmötet närmar sig!
Onsdagen den 17 februari (klockan 18.00) är det dags för årsmöte i Tvåstad Discgolfklubb! Detta kommer, som ni säkert förstår, ske digitalt. Vi vill redan nu be er att se över möjligheterna att ha en dator, platta eller annan teknisk utrustning som möjliggör både ljud och bild (så att alla kan synas och höras vid behov).
Motioner
Nu på onsdag (den 3 februari) är sista chansen för medlemmar att skicka in motioner. Det är medlemmarnas chans att komma med förslag som ska avhandlas på årsmötet. Motioner skickas till:
Styrelsen kommer sedan att presentera ett yttrande över motionerna.
Senast på onsdag kommer också ytterligare information i form av en kallelse. Här kommer vi dels meddela vilken plattform mötet är tänkt att hållas på och presentera ett förslag till föredragningslista.
Val till styrelsen
Eftersom vi inför årets möte saknar en valberedning vill vi påpeka att det som vanligt ska väljas en delvis ny styrelse på årsmötet. Varje år är totalt fyra platser (av sju) uppe för omval. Dess är ordförandeposten (som väljs på ett år i taget), två ordinarie platser som styrelseledamöter och en suppleant (samtliga väljs på två år i taget).
För den som är intresserad av att kandidera till en av platserna ber vi er meddela detta till samma mejladress som ovan. Detta gäller även nuvarande ledamöter som vill ställa upp för omval. Alla kandidater kommer presenteras en vecka före årsmötet, vilket innebär den 10 februari (4 kap, 2§ i stadgarna).
Medlemsmöten 2021
2021 ett spännande år för Tvåstad Discgolfklubb. Vi har redan börjat arbetet med att försöka utveckla banan på Restad Gård, och små tidiga steg i försöken att få till en 18-hålsbana i Trollhättan. Men för att effektivisera årsmötet kommer diskussioner och information kring exempelvis de projekten få behandlas på andra, mer specifika medlemsmöten under året. Förslagsvis när mer information finns, eller kanske till och med när det finns underlag för medlemmarna att yttra sig över eller besluta om.
Så just nu: boka in kvällen den 17 februari, så ses vi på årsmötet!
/Rickard, på uppdrag av styrelsen
Här följer de kapitel i föreningens stadgar som behandlar årsmöte och valberedning, för den som vill läsa:
3 kap Årsmöte
1 § Tidpunkt och kallelse
Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.
Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista ska av styrelsen senast två veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vidare ska kallelse och förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida och anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen.
Verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen ska anges var dessa handlingar finns tillgängliga.
2 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet.
Förslag från medlem (motion) ska vara styrelsen tillhanda senast två veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet presentera yttrande över motionerna.
3 § Sammansättning och beslutförhet
Årsmöte består av närvarande röstberättigade medlemmar. Vid förfall får medlemmen företrädas av ombud som styrks med fullmakt. Ombud får enbart företräda en medlem. Vårdnadshavare har dock rätt att företräda sina omyndiga barn.
Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar och ombud som är närvarande på mötet.
4 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet
För att vara röstberättigad på årsmöte krävs:
• att medlemmen under mötesåret fyller lägst 12 år;
• att medlemskap har beviljats minst en månad före årsmötet; och
• att medlemsavgifter har betalats före årsmötets öppnande.
Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
5 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:
1. Fastställande av röstlängd för mötet.
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
5. Fastställande av föredragningslista.
6. Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/räkenskapsår.
11. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
12. Val av
a) föreningens ordförande för en tid av ett år;
b) två övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år;
c) en suppleant (ersättare) i styrelsen för en tid av två år;
d) en revisor och en revisorssuppleant (ersättare) för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta;
e) tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska utses till ordförande; samt
f) ombud till möten där föreningen har rätt att vara representerad genom ombud.
13. Eventuella övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
6 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Arbetstagare inom föreningen får dock inte väljas till ledamot eller suppleant i styrelsen, valberedningen eller till revisor eller revisorssuppleant i föreningen.
7 § Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tionde, dock minst fem st, av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska senast sju dagar före mötet tillställas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vidare ska kallelse och förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida och anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats.
Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke.
Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till föredragningslista behandlas.
8 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 1 kap. 7 § första stycket och 1 kap. 9 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ.
Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster.
Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är mötesordföranden inte röstberättigad avgör lotten. Vid val ska i händelse av lika röstetal ytterligare en omröstning genomföras. Är röstetalet fortfarande lika skall lotten avgöra.
9 § Ikraftträdande
Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat sägs.
4 kap Valberedning
1 § Sammansättning
Valberedningen ska bestå av ordförande och två övriga ledamöter valda av årsmötet. Målsättningen är att valberedningen ska bestå av medlemmar av olika kön, och att olika åldersgrupper ska finnas representerade.
Valberedningen ska bland sina ledamöter utse en vice ordförande. Valberedningen ska sammanträda när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.
2 § Åligganden
Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte, och ska i detta arbete fortlöpande under verksamhetsåret följa styrelsens och revisorernas arbete.
Valberedningen ska senast en månad före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater.
Senast en vecka före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag, samt meddela namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen.
Innan kandidatnominering påbörjas på årsmötet ska valberedningen meddela sitt förslag beträffande det val nomineringen avser.
De som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap fått kännedom om.